Van thuis werken naar hybride werken? Hoe dan? Vraag het je medewerkers zelf!

Begin 2020 werden we gekatapulteerd naar volledig digitaal werken. Organisaties die nog niet voorop liepen qua digitalisering konden niet anders dan een mega inhaalslag maken. Systemen werden aangepast, medewerkers gefaciliteerd en vaardigheden ontwikkeld.

Al doende leert men, was het devies. En het werkte, soms met vallen en opstaan en voor de één pakte het beter uit dan voor de ander.
Hoe gaan we de voordelen van bijvoorbeeld thuiswerken vasthouden en oog hebben voor de nadelen?

Nu is de kans om als organisatie echt de beleving van de medewerkers centraal te stellen in nieuwe werkvormen, performance indicators anders vast te stellen en inrichting van de huisvesting opnieuw te bekijken.

Van thuis werken naar hybride werken maar hoe dan?

De discussies vliegen alle kanten op. De grote gemene deler is dat het merendeel van de medewerkers deze vorm verkiest boven de traditionele verplichte aanwezigheid op kantoor. Wil je medewerkers behouden en interessant blijven als werkgever dan moet je hier iets mee.

Thuis werken draagt bij aan de werk - privébalans. Maar dient het alle belangen?

Lijn managers, HR verantwoordelijken en facilitair managers kijken met verschillende blikken en belangen naar het vraagstuk. De lijnmanager vraagt zich af hoe hij het team bijeenhoudt. Control freaks onder de leidinggevenden willen wel zicht blijven houden op de input die een medewerker levert. De Facilitaire en ICT afdeling willen ook weten welke kant het nieuwe beleid op gaat, want hybride werken heeft consequenties voor inrichting en onderhoud. HR heeft het vraagstuk op het bord geschoven gekregen maar moet er organisatie breed mee aan de slag en mogelijk ook het eigen beleid en meetinstrumentarium aanpassen.
Kortom een uitdaging met hoge prioriteit waar iedereen mee te maken heeft.

Hoe inventariser je de uiteenlopende wensen als het over hybride werken gaat?

Begin met de medewerkers, door naar ze te luisteren. Tijd voor een medewerkers belevingsonderzoek. Mogelijk kun je wat met de volgende suggesties voor een doeltreffende aanpak van zo'n themagericht belevingsonderzoek.

1. Segmenteer je onderzoeksgroep eens anders

Je kunt traditioneel intern gericht segmenteren naar rollen en functies maar ook anders beginnen; segmenteer naar levensfase, jongeren hebben een ander levensritme dan gezinnen met kinderen of ouderen.

2. Formuleer je onderzoeksdoel en kies een persoonlijke onderzoeksmethodiek

Denk daarbij bijvoorbeeld aan focusgroepen, of persoonlijke individuele interviews in plaats van de gesloten online vragenlijst zoals veelal wordt gebruikt bij het traditionele medewerkers tevredenheidsonderzoek.

3. Bepaal je hoofdvragen met de bril op van de medewerkers in de gekozen segmenten en gebruik de employee empathy map

Het is belangrijk om te weten wat er zich in deze levensfase van de medewerkers afspeelt en vanuit welk perspectief zij naar werk kijken.
Gebruik ter voorbereiding de zogenaamde “empathy map” zoals die in de marketing gebruikt wordt en stel vragen die gaan over drijfveren en referentiekader.
Wat denken, voelen, en zien ze, waar zitten hun verlangens, zorgen en frustraties en waar gaan ze voor in hun toekomst.

Formuleer concrete vragen over hun verwachtingen, hun concrete basis behoeften, maar ook welk gemak ze zouden willen ervaren, hoe ze ondersteund en begeleid willen worden en laat ze suggesties doen voor eventuele aanpassingen van de huidige performance indicatoren.

Zorg dat je te weten komt hoe je hen kunt helpen hun persoonlijke doelen te bereiken.

4. Aan de hand van de uitkomsten kun je meerdere “types” (persona’s) formuleren en visualiseren.

Deze persona’s hebben overeenkomstige kenmerken qua levensfase, ambities, loopbaanfase en wensen.
Ambitieuze Anita, Zorgzame Zoë, Onderzoekende Oscar, Sociale Samir, Multitaskende Marco.

5. Aan de hand van alle inzichten die leiden tot deze persona's kun je gevarieerde passende werkvormen ontwikkelen.

Samen met de stakeholders kun je nu aan slag met het creatieve proces, het uitwerken van ideeën en het ontwerpen van de nieuwe werkvormen, deze testen en aanpassen en uiteindelijk de definitieve opzet implementeren.


Deze belevingsgerichte methodiek kun je structureel inzetten om het beleid, de werking van processen, middelen en de leiderschapsstijl te toetsen aan, behoeften en wensen van de verschillende medewerkerstypen. Je kunt hun ervaringen en emoties vervolgens prachtig inzichtelijk maken als een "visueel reisverslag" volgens de employee journey mapping systematiek.
Zowel toffe ervaringen als eventuele knel- en verbeterpunten komen dan per relevant onderdeel in het proces in beeld en geven richting aan vernieuwingen en structurele optimalisaties.

Ben jij aan zet om dit te initiëren en/of wil je meer weten over belevingsonderzoek, employee experience, employee journey mapping in het algemeen, of vraagstuk gericht? Altijd leuk, om onder een kop koffie eens over te sparren.


Graag tot ziens!
Hartelijke groet,
Annelies Raaijmaakers-Bredius

0653611394