De impact van een (on) gastvrije ontvangst

Hoeveel Aandacht geef jij aan de ontvangst van je gasten?


Iedere organisatie ontvangt bezoekers. Dat hoeven niet altijd klanten te zijn. Leveranciers, sollicitanten, monteurs, businesspartners of de accountant die voor zijn jaar- of kwartaalbezoek een paar dagen bij je verblijft.


Wat ervaren zij vanaf het moment dat ze van huis gaan, tot ze weer op de terugweg zijn.  Hun ervaring met je organisatie is een aaneenschakeling van momenten.  Momenten waarop bewust en onbewust een oordeel gevormd wordt over jouw organisatie.


….Helaas de navigatie kent het adres niet …(1) Waar word ik nu precies verwacht? (2) Waar kan ik eigenlijk parkeren? (3) Duurt wel lang voor dat die slagboom open gaat…(4) zou er een parkeerplek gereserveerd zijn?(5) ..Hoe kom ik nu bij de receptie…? (6) Hallo ziet u mij.. ik sta hier zeker al 2 minuten. (7) Waarom moet ik me legitimeren? (8) Ben ik niet aangemeld…ik heb toch een afspraak? (9) Of ik even wil wachten.. Ja hoor… ehm zou ik nog even naar het toilet kunnen (10), waar is die eigenlijk? (11) Nou dat ziet er niet heel fris uit… dat had ik anders verwacht (12). Wat zegt u...u kunt de contactpersoon niet bereiken, hij weet toch dat ik er om 10.00 uur zou zijn, hij heeft me zelf uitgenodigd (13).  Het duurt wel lang, zal ik een kop koffie pakken uit de automaat…of mag dat niet? (14) Zouden ze wifi hebben dan ga ik nog even zitten werken? (15) Ah daar is mijn gastheer.. Mijn bezoekerspas, waar laat ik die … die speld maakt gaten in mijn jasje …(16) Met de trap of de lift? Weet ik veel …staat wel onsportief als ik zeg de lift.(17)  Zo dat was een fijn gesprek… (18) ja  ik vind het alleen wel naar de uitgang.. of toch niet (19). Dat pasje waar had ik dat ook al weer gelaten? (20)  Oh ja tussen mijn schrijfmap…. Wat zegt u, of ik nog even een enquête in wil vullen hoe mijn ontvangstbeleving was. (21)  Nou daar moet ik eens even over nadenken.


Dit waren al 21 momenten die een bijdrage leveren aan mijn oordeelsvorming. En eigenlijk maar 1 ging over het bezoek zelf, dat betekent feitelijk dat ik deze organisatie voor een heel groot deel afreken op hun ontvangst. Ben benieuwd of ze zich dat realiseren. Want mijn ervaringen deel ik natuurlijk niet alleen in het enqueteformulier, die ervaring gaat ook naar buiten. Wat zou de impact zijn als iedereen die hier binnenkomt zijn oordeel deelt? En wat zou die kunnen zijn als allemaal perfect zou scoren...


Weet jij hoe in jouw organisatie de ontvangst écht beleefd wordt? Zou je de ontvangst in jouw organisatie best eens objectief willen laten beoordelen en mogelijk in aanmerking komen voor één van de gratis mystery ontvangstscans van de maand. Stuur dan een mail naar info@addattention.nl en zet in het onderwerp “ontvangstscan.” en laat weten waar je bedrijf gevestigd is en hoe ik contact met je kan opnemen.


Tot ziens!

Annelies Raaijmaakers

Add attention