AANDACHT voor de nieuwe medewerker

“En hoe bevalt je nieuwe baan?”, vroeg ik . “Nou ja, ik zit nog in mijn inwerkperiode, dus best relaxed,” antwoordde mijn gesprekspartner tijdens een nieuwjaarsborrel. “Hoe is je eerste indruk?” ”Eerste indruk,” herhaalde hij, dat was heel grappig. Heb je even?” Hij keek er geamuseerd bij, dus dat verhaal wilde ik wel horen. We bestelden nog een drankje en hij stak van wal. “Ik wist in november al dat ik aangenomen was en de arbeidsovereenkomst was getekend. Ik zou 2 januari beginnen maar ik wist eigenlijk helemaal niet waar, hoe laat en bij wie ik me moest melden.

Dus ik dacht laat ik voor de zekerheid vóór kerst even bellen. Van mijn nieuwe leidinggevende had ik geen contactgegevens, dus ik kon kiezen, de recruiter waar de meeste contacten mee hadden plaatsgevonden, of de HR manager die mijn contract had ondertekend. Ik koos voor de recruiter, die kende ik inmiddels het beste en dat was een leuke vrouw die me vast verder wilde helpen. Ik belde haar mobiel en ze reageerde heel snel op het voicemailbericht wat ik had achtergelaten.

Ik zei haar dat ik erg benieuwd was wat er van mij verwacht werd op de eerste dag. Ik maakte nog een grapje, ik wil het feit dat ik zo georganiseerd overkwam maar meteen in de praktijk brengen met mijn vraag naar concrete informatie, waar ik me moet melden, naar wie ik kan vragen en hoe dat gaat met de leaseauto? Nou lang verhaal kort, die informatie die ik al per mail had moeten ontvangen was blijkbaar ergens tussen wal en schip gevallen. Ze gaf aan dat dat wel vaker gebeurt omdat niet heel duidelijk is wat HR precies regelt. ICT, Facilitair en wagenparkbeheer hebben een rol, maar die gaan pas aan de slag als de afdelingsmanager de aanvraag heeft gedaan. Ik moet je zeggen dat ik even dacht ‘wat een zooitje’, maar dat zei ik natuurlijk niet tegen die aardige recruiter.

Zij maakte haar oprechte excuses en beloofde dat ze mijn leidinggevende én HR zou inschakelen om mij heel snel van alle informatie te voorzien. En ze gaf me nog een tip om volgende week sowieso nog even met wagenparkbeheer te bellen over die auto, want dat gaat niet altijd goed. Ze gaf me het nummer van de facility desk waar ik kon vragen naar wagenparkbeheer.  

Ik zal je de details besparen”, vervolgde hij zijn betoog, ”maar ik had het tussen kerst en oud en nieuw al hartstikke druk met te achterhalen wat er van mij verwacht werd op dag één.

Enfin toen ik aankwam op 2 januari, bleek ik bij de receptie wel aangemeld door HR maar mijn nieuwe manager was nog vrij, dus ze moesten even op zoek naar iemand van de afdeling om me te ontvangen.  Gelukkig was die snel gevonden en hij nam me mee naar ‘mijn’ flexplek.  “De bloemen komen nog hoor!” zei mijn nieuwe collega. Vervolgens gingen we naar het restaurant voor de Nieuwjaarskoffie en heb ik meteen alle nieuwe collega’s de hand kunnen schudden.

“En?” vroeg ik. ”Ja hele leuke mensen allemaal en het is een gaaf bedrijf waar eigenlijk alles best goed georganiseerd is, behalve de indiensttreding dan. Ik heb nog niet de juiste auto, mijn laptop was er pas na 3 dagen en het zal nog wel even duren eer ik echt weet waar ik precies moet zijn als ik intern een vraag heb”. “Voel je je wel welkom”, vroeg ik. “Ja,” lachte hij, “inmiddels wel maar het zogenaamde ‘onboarding proces’ zoals ze dat noemen is nog niet heel klantgericht. Misschien kun je ze nog iets leren over de ‘customer journey’ van de nieuwe medewerker,” zei hij met een knipoog.  “Daar ligt zeker nog een wereld open” zei ik . “Er zijn meestal meerdere afdelingen betrokken bij de indiensttreding maar niemand is eigenaar van het proces. Bovendien realiseert men zich onvoldoende dat de nieuwe medewerker een hele belangrijke ‘klantreis’ maakt. Iedereen herinnert zich nog de eerste werkdag in een nieuwe baan. Die hangt van memorabele momenten aan elkaar en is bovendien altijd een beetje spannend. Bovendien is aangetoond dat een goed geregeld warm welkom, een positieve invloed heeft op de duur van het dienstverband. Ik zal eens bellen met jullie HR afdeling". 

Hoe ziet de customer journey van de nieuwe medewerker er in jouw organisatie uit?


Annelies Raaijmaakers- Bredius